Indien u in Silvasoft een inkoopfactuur toevoegt in uw boekhouding inkoopboek, komt deze standaard als openstaande factuur in uw administratie te staan. Oftewel, er staat nog een bedrag op uw crediteurenrekening welke u dient af te dragen aan de leverancier.
Op enig moment betaalt u deze factuur aan uw leverancier. U dient de inkoopfactuur dan af te letteren zodat uw crediteurensaldo bijgewerkt wordt en de factuur als betaald wordt geboekt. Het afletteren kunt u op meerdere manieren doen, de meest gebruikelijke is via uw bank- of kasboek.
Afletteren via bankboek
De meest gebruikelijke manier om uw factuur als betaald te verwerken is via het bankboek. U heeft vanuit uw bankrekening een bedrag betaald aan de leverancier. Deze banktransactie verwerkt u in uw boekhouding en gebruikt u om de inkoopfactuur af te letteren. Bankafschriften importeren, handmatig banktransacties toevoegen of banktransacties automatisch inladen met de bankenkoppeling regelt u eenvoudig via het menu Boekhouding > Bankboek.
Belangrijk is dat u dus de bankafschriften verwerkt zoals uitgelegd in het artikel. Bij het verwerken van de afschriften kiest u ervoor om het afschrift te ‘matchen met inkoopfacturen’. Kies uw inkoopfactuur en de factuur komt op betaald te staan.
Afletteren via kasboek
Heeft u de betaling voor de factuur contant voldaan? Dan dient u deze af te letteren via uw kasboek als volgt:
Ga naar Boekhouding > Kasboek en klik op ‘Nieuw’ om een nieuwe kasboeking te maken.
Vul het bedrag in dat u heeft betaald en kies in het tabblad ‘Matchen’ voor ‘Matchen met inkoopfacturen’.
Achter ‘Is betaling voor’ voegt u nu de inkoopfactuur toe welke u op betaald wilt zetten.
Afletteren via memoriaalboeking
Een andere manier om uw inkoopfactuur af te letteren is via een memoriaalboeking. Dit is niet gebruikelijk, aangezien u voor een correcte boekhouding de bedragen die betaald zijn normaliter verklaart via uw bank- of kasboek. Wilt u het toch via een memoriaalboeking afletteren, dan doet u dit als volgt:
Ga naar Boekhouding > Overig / Memoriaal.
Klik op de knop ‘Nieuw’ om een nieuwe memoriaalboeking te maken.
Kies bij ‘Selecteer dagboek’ voor ‘Memoriaal’ en geef uw boeking een omschrijving.
Maak nu de grootboekmutaties aan om uw crediteurenrekening af te boeken. Tegenover deze grootboekmutatie zet u de ontvangst op uw kas of bank grootboekrekening zoals te zien in onderstaand voorbeeld.
Klik nu op het tabblad ‘Koppelen met inkoop / verkoop’ en voeg hier achter ‘Is betaling van’ de inkoopfactuur toe die u op betaald wilt zetten.